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Face ao avanço da tecnologia, muitas empresas passaram a adotar a digitalização de documentos, tendo em vista as inúmeras vantagens tais como, praticidade de acesso, redução de custos com documentos físicos, espaço, etc., passando o documento que outrora era um “documento físico/impresso” para um “documento escaneado”, que difere do documento digital (esses criados em um ambiente virtual, verificáveis com chaves de identificação).
A Lei n° 12.682/2012, denominada Lei de Digitalização, determinou que os documentos físicos “escaneados” também possuem validade jurídica. No entanto, sempre que questionados, esses documentos, quando não descartados, podem ser periciados ou auditados, com isso vem a importância da guarda dos documentos físicos originais.
Os prazos de guarda/arquivo dos documentos de natureza fiscal, tributário, trabalhista ou previdenciário, etc, podem variar de acordo com o tipo de documento digitalizado, podendo ser de 5 ou até mesmo 10 anos.
A Lei n° 13.874/2019 (que alterou algumas disposições da Lei de Digitalização no seu art 10), determina que após a digitalização, constatada a integridade do documento digital, “o original poderá ser destruído”.
No entanto, vale ressaltar que embora haja essa previsão legal, NÃO É CONVENIENTE O DESCARTE DOS DOCUMENTOS SCANEADOS (por vezes chamados de digitalizados) pois a qualquer tempo pode ser suscitada a idoneidade do mesmo, e o ônus da prova via perícia será do titular do documento scaneado.
Então é mais prudente, por ser menos arriscado, manter as vias originais dos documentos escaneados (pelo menos nos prazos previstos em lei) pois caso seja levantado dúvida sobre eles, havendo os originais, poderão ser comprovados a integridade e idoneidade dos mesmos a qualquer tempo.
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