A partir de outubro de 2025, entra em operação um novo modelo nacional de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e e NFC-e), com mudanças diretamente ligadas à Reforma Tributária. A transição será gradual, mas com pontos de atenção importantes desde já.
- Novo leiaute com campos para novos tributos
A Nota Técnica 2025.002-RCT altera os modelos de NF-e e NFC-e para contemplar os novos tributos criados pela reforma:
IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) – substituirá o ICMS (estadual) e o ISS (municipal);
CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) – substituirá PIS e COFINS (federais);
IS (Imposto Seletivo) – incide sobre produtos específicos, como cigarros e bebidas.
Esses tributos terão campos específicos nas notas fiscais, e seu preenchimento ainda será opcional entre outubro e dezembro de 2025. Mas a partir de janeiro de 2026, serão obrigatórios e sujeitos a validações automáticas.
- Leiaute em ambiente de Emissão com novo produção
A partir de 1º de outubro de 2025, o novo leiaute já poderá ser utilizado em ambiente real (produção).
Porém, seu uso ainda é facultativo, permitindo às empresas que já estejam prontas fazerem uma migração antecipada e segura.
A recomendação mais abrangente no momento, no entanto, é utilizar este período como fase de testes internos e ajustes de sistemas (considerando que ainda não é obrigatório).
- O que se torna opcional a partir de 1º de outubro de 2025:
Utilização do Novo Leiaute: As empresas já poderão emitir a NF-e e a NFC-e no novo formato em ambiente de produção.
Preenchimento dos Novos Campos: Os campos específicos para o IBS, a CBS e o Imposto Seletivo poderão ser preenchidos, mas ainda não serão obrigatórios.
Durante este trimestre, o sistema aplicará validações apenas se esses novos campos forem informados.
- O que se torna obrigatório a partir de 1º de outubro de 2025:
Atualização de Tabelas Tributárias: Mesmo com o uso facultativo do novo leiaute, a atualização e o uso de determinadas tabelas tributárias se tornam mandatórios. Dentre elas, destacam-se:
ClassTrib (classificação tributária); CST (código de situação tributária); Índices de mistura de biocombustíveis; Tabelas de crédito presumido, entre outras.
Obrigatoriedade Número Global de Ítem Comercial – GTIN que é a identidade numérica universal do produto (funciona, noutras palavras, como uma espécie de “CPF” do produto).
A obrigatoriedade de informar o GTIN na nota fiscal é implementada em etapas, baseando-se na atividade econômica (CNAE) do fabricante do produto.
O Fisco expande progressivamente essa regra para novos grupos de CNAEs, em um cronograma que já começou com indústrias de maior relevância (cigarros, bebidas, etc.). A data de 1º de outubro de 2025 marca apenas a inclusão de um novo grupo de fabricantes à regra, não um início para todos.
Importante ressaltar que embora o CNAE do fabricante defina a obrigatoriedade, a responsabilidade de informar o GTIN na nota é de quem a está emitindo (indústria, distribuidor ou varejista). A regra do GTIN começa com o fabricante, mas o impacto recai sobre o varejista.
Para os produtos que não possuem GTIN a empresa deverá preencher os campos obrigatórios com a expressão literal “SEM GTIN”.
Assim, é de elevada importância a parametrização correta do sistema evitando problemas nas emissões das notas.
- Validações automáticas a partir de janeiro/2026
A partir de janeiro de 2026, o uso será obrigatório (empresas sob os regimes do Lucro Presumido e Lucro Real) e qualquer nota fora do padrão pode ser rejeitada, o que traz riscos operacionais e fiscais.
É muito importante ressaltar que o período “facultativo” acima abordado termina em 31 de dezembro de 2025. A partir de janeiro de 2026, o preenchimento dos campos relativos ao IBS e à CBS se tornará obrigatório para as empresas dos regimes de Lucro Real e Lucro Presumido, com validações automáticas que poderão rejeitar notas fiscais fora do novo padrão.
- Empresas do SIMPLES NACIONAL (obrigatoriedade a partir de 2027)
Para as empresas optantes pelo Simples Nacional, a obrigatoriedade de preenchimento dos novos campos está prevista para iniciar em 2027.
O preenchimento dos novos impostos (IBS/CBS) NÃO é uma obrigação para as empresas do regime do Simples Nacional neste momento.
- O que tem obrigação imediata às empresas do SIMPLES NACIONAL
Empresas optantes pelo Simples Nacional têm duas obrigações imediatas: a)– garantir a informação correta no documento (GTIN); b)– atualizar seu software para ter capacidade técnica da informação do GTIN (conforme abordado no ítem “4” acima, valido para todas empresas).
O preenchimento dos novos impostos (IBS/CBS) NÃO é uma obrigação para as empresas do regime do Simples Nacional neste momento.
- O que sua empresa deve fazer agora?
Mesmo que a exigência formal só ocorra em janeiro de 2026 (lucro Presumido e Lucro Real), o período entre outubro e dezembro de 2025 é estratégico para preparação. Eis o que tem sido mais recomendado atualmente: a)– atualize do ERP ou sistema de emissão de notas fiscais com o novo leiaute e tabelas; b)– comece a testar em ambiente de homologação imediatamente; c)- capacite sua equipe (colaboradores de frente de caixa, fiscal, TI e operação) sobre os novos tributos, obrigatoriedades e seus impactos; d)- valide com fornecedores de software sobre a integração (será automática ou se exigirá personalização); e)- evite emitir em produção com os novos campos em 2025, a menos que tudo já esteja testado; f)- aproveite o momento para revisar a estrutura tributária do negócio, simulando cenários com IBS e CBS.
Insta salientar ainda que a antecipação a essas mudanças não só evitará riscos operacionais e fiscais a partir de 2026, mas também proporcionará uma transição mais suave e segura para o novo ambiente tributário brasileiro.
Por: Ronnie Petterson
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